قالب اللائحة المالية للمستشفيات

وثيقة نظامية تحكم العمليات المالية | تطبق على جميع العاملين | تعتمد من مجلس الإدارة

أولًا: التعريفات والأهداف

المادة (1): التعريفات

تكون للمصطلحات التالية المعاني المخصصة لها طبقًا لأحكام هذه اللائحة:

المادة (2): الأهداف

تستهدف هذه اللائحة تحقيق المحاور الاستراتيجية التالية:

• التنظيم: وضع إطار موحد وواضح لجميع العمليات المالية داخل المستشفى، ي eliminates الغموض ويحدد المسؤوليات.
• الشفافية: ضمان وضوح التعاملات المالية وتوثيقها بشكل كامل يتيح التتبع في أي مرحلة.
• دعم القرار: توفير بيانات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة العليا ومجلس الإدارة.
• الحماية: الحد من الهدر والتلاعب والاختلاس من خلال فصل المهام والرقابة الدورية المتعددة المستويات.
• الالتزام: ضمان تطبيق المعايير المحاسبية والضريبية والرقابية المعمول بها محليًا ودوليًا.

ثانيًا: الهيكل المالي والصلاحيات

المادة (3): الهيكل التنظيمي للإدارة المالية

تتكون الإدارة المالية من الوحدات التالية، كلٌ وفق اختصاصه المهني:

المادة (4): الصلاحيات المالية وسقوف الصرف

تُحدد الصلاحيات المالية وفق المستويات الإدارية التالية، ولا يجوز تجاوزها إلا بموافقة مجلس الإدارة:

مبدأ فصل المهام (Segregation of Duties): يُمنع تكرار المهام الحساسة لدى موظف واحد. لا يجوز أن يكون نفس الشخص طالب الشراء ومراجعها ومنفذها وموثقها في آنٍ واحد. يجب أن تمر العملية على 3 جهات على الأقل: طالب → مراجع مالي → معتمد إداري.

ثالثًا: إدارة الإيرادات

المادة (5): مصادر الإيرادات وتصنيفاتها

تصنف إيرادات المستشفى وفق الجدول التالي:

المادة (6): إجراءات التحصيل والتسجيل

1. إصدار فاتورة نظامية: يجب إصدار فاتورة لكل خدمة مقدمة، تحمل رقمًا متسلسلًا فريدًا وتاريخ الإصدار واسم المريض بالكامل والخدمة المقدمة والمبلغ المستحق. لا يجوز استخدام فواتير غير مرقمة أو مكررة.
2. التسجيل اليومي: يتم تسجيل جميع الإيرادات في "سجل الإيرادات اليومي" قبل نهاية كل يوم عمل، ويوقع عليه أمين الصندوق ومراجع الإيرادات.
3. مطابقة الصندوق: يقوم أمين الصندوق بمطابقة النقد الفعلي مع السجل اليومي، وتوقيع مدير الإيرادات على محضر المطابقة. في حال وجود عجز يتم التحقيق فورًا.
4. الإيداع البنكي: يتم إيداع الإيرادات النقدية في الحساب البنكي الرسمي للمستشفى خلال 24 ساعة من التحصيل، ولا يجوز الاحتفاظ بمبالغ كبيرة في الخزينة.
5. متابعة التأمين: يتم تسجيل جميع حالات التأمين في سجل خاص، ومتابعة المطالبات كل 15 يومًا حتى التحصيل.

رابعًا: إدارة المصروفات

المادة (7): أنواع المصروفات

المادة (8): إجراءات الصرف المعتمدة

لا يجوز صرف أي مبلغ من خزينة المستشفى إلا بعد استيفاء الخطوات التالية بالترتيب:

1. طلب معتمد: تقديم "نموذج طلب صرف" مفصل يوضح الغرض والمبلغ والجهة المستفيدة والبند الميزاني، موقع من رئيس القسم المختص.
2. المراجعة المالية: يقوم قسم الحسابات بالتأكد من: توفر الاعتماد الميزاني، عدم تجاوز السقف، صحة المستندات المرفقة (فاتورة أصلية، عقد، محضر استلام).
3. الاعتماد الإداري: موافقة المدير المختص حسب حدود صلاحياته المحددة في المادة (4).
4. التوثيق المحاسبي: تسجيل العملية في الدفاتر المحاسبية، إرفاق المستندات في ملف الصرف، ترقيم القيد المحاسبي.
5. آلية الصرف: يتم الصرف نقدًا للمبالغ الطفيفة (أقل من 50,000 ر.ي)، وبشيك أو تحويل بنكي للمبالغ الأكبر.

خامسًا: إدارة الرواتب والحوافز

المادة (9): الرواتب والأجور

• يتم إعداد كشوف الرواتب شهريًا وفق الجداول المعتمدة من الإدارة والموافق عليها من مجلس الإدارة.
• يجب مراجعة سجلات الحضور والانصراف والغياب والإجازات المرضية والاعتيادية قبل إعداد الكشوف النهائية.
• يتم صرف الرواتب عبر التحويل البنكي المباشر إلى حسابات الموظفين الشخصية، مع الاحتفاظ بسجل توقيعات الاستلام الإلكتروني.
• يتم خصم الاستقطاعات القانونية (الضريبة، التأمينات الاجتماعية، قرض صندوق التوفير) وإيداعها للجهات المختصة خلال 7 أيام من الصرف.

المادة (10): الحوافز والمكافآت المالية

تُمنح الحوافز بناءً على معايير أداء موضوعية محددة مسبقًا:

• معايير الأداء: معدل الحضور والانصراف، الإنتاجية (عدد الحالات)، مؤشر رضا المرضى، مؤشر سلامة المرضى (خلو الحوادث)، الالتزام بالبروتوكولات الطبية.
• آلية التوزيع: يتم إعداد جدول الحوافز من الإدارة المالية بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية، بناءً على التقييم الشهري.
• الاعتماد: يجب موافقة المدير العام على جداول الحوافز غير المنتظمة أو التي تتجاوز 10% من الراتب الأساسي.

سادسًا: الرقابة والتدقيق الداخلي

المادة (11): آليات الرقابة المستمرة

1. المراجعة اليومية: يقوم مراقب الإيرادات بمطابقة النقد مع السجلات يوميًا قبل إغلاق الصندوق، ويوقع محضر مطابقة.
2. الجرد الدوري:
   • جرد شهري للأدوية والمستلزمات الطبية في المخازن الرئيسية والفرعية.
   • جرد ربع سنوي للأصول الثابتة (معدات، أثاث، مركبات) ومطابقتها مع السجل المحاسبي.
3. مطابقة البنوك: إعداد كشف مطابقة شهري للحسابات البنكية مقابل السجلات المحاسبية، مع تتبع الشيكات الصادرة والواردة.

المادة (12): التدقيق الداخلي

• يقوم قسم التدقيق الداخلي بمراجعات دورية (شهرية/ربع سنوية) على جميع العمليات المالية دون استثناء.
• يُعدّ تقارير دورية ترفع إلى المدير العام ومجلس الإدارة، تتضمن الملاحظات والتوصيات والمخالفات المكتشفة.
• يحق للتدقيق الداخلي الاطلاع على أي سجل أو مستند مالي دون قيود أو اعتراض من أي قسم.
• يتم التحقيق في أي مخالفة مالية يتم اكتشافها، واتخاذ الإجراءات التأديبية أو القانونية اللازمة بحق المسؤول.
• يُعتبر التدقيق الداخلي خط الدفاع الثالث في حوكمة المستشفى، بعد الرقابة الذاتية (الأولى) والرقابة الإدارية (الثانية).

سابعًا: التقارير المالية

المادة (13): نظام التقارير والقوائم المالية

يتم إعداد التقارير وفق المعايير المحاسبية اليمنية أو المعايير الدولية (IFRS) حسب طبيعة المستشفى ومتطلبات الجهات الممولة. تُرفع القوائم المالية السنوية إلى مجلس الإدارة والجهات الرقابية (الضرائب، البنك المركزي إن كان aplicable).

ثامنًا: الأحكام العامة والختامية

المادة (14): الالتزام باللائحة والجزاءات

• تُطبق هذه اللائحة على جميع العاملين في المستشفى دون استثناء، بما في ذلك الإدارة العليا والأقسام الطبية والإدارية.
• يعتبر مخالفة أي مادة من مواد هذه اللائحة مخالفة تأديبية قد تصل إلى الفصل من العمل، ومخالفة قانونية إن اقتضى الأمر (اختلاس، تزوير، اختلاس).
• يحق للإدارة المالية إيقاف أي عملية مالية تخالف اللائحة فورًا، ورفع تقرير إلى المدير العام خلال 24 ساعة.
• يُلزم جميع الموظفين الجدد بالتوقيع على إقرار باستلام اللائحة والالتزام بها قبل مباشرة العمل.

المادة (15): التحديث والتطوير الدوري

1. تُحدث هذه اللائحة دوريًا كل 24 شهرًا، أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك (تغيير تشريعي، توسع مؤسسي، تطوير أنظمة معلومات).
2. يتم عرض التعديلات المقترحة على مجلس الإدارة للمناقشة والاعتماد، ولا تُطبق إلا بعد الموافقة الرسمية.
3. يُبلغ جميع الموظفين بالتعديلات الجديدة عبر تعاميم رسمية وبرامج توعية وورش عمل خلال 15 يومًا من الاعتماد.
4. تحفظ النسخ السابقة من اللائحة في أرشيف إدارة المالية لمدة 10 سنوات.

الخاتمة

اللائحة المالية للمستشفى ليست مجرد قيود إدارية رقابية، بل هي أداة تمكين استراتيجية تضمن للمستشفى استدامته المالية على المدى الطويل، وتحمي موارده من الضياع والهدر، وتبني ثقة المرضى والموظفين والمجتمع والجهات المانحة. في مستشفى شملان، يمكن لهذه اللائحة أن تكون حجر الزاوية في بناء نظام مؤسسي متكامل يضع معايير جديدة للإدارة المالية في القطاع الصحي اليمني.

إن تطبيق هذه اللائحة بصرامة يضمن تحقيق مبدأ المحاسبة = المساءلة + الشفافية، وهو ما يعزز من جاهزية المستشفى للحصول على الاعتمادات المؤسسية والشهادات الدولية للجودة.